Kartka i długopis nie powinny być jedynie atrybutami studentów

O znaczeniu kartki i długopisu podczas spotkań biznesowych.

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak dużo mówi o nich to, czy na spotkania przychodzą z kartką i długopisem,  czy z pustymi rękoma. Jeszcze lepsze wrażenie można wywołać, przychodząc na spotkanie z kartką, na której są zapisane uprzednio punkty dotyczące tematu spotkania np. w formie pytań.

Do rzeczy. Jeśli na spotkanie przychodzimy z długopisem i kartką, co może oznaczać to dla drugiej osoby:

– najprościej mówiąc, że jest dla nas ważna. Naszemu rozmówcy dajemy poczucie, że rzeczy które będziemy za chwilę omawiać są dla nas ważne – na tyle cenne, że „wymagają” zanotowania.

– że omówione na spotkaniu tematy będą miały swoją kontynuację w postaci działań w przyszłości. Po pierwsze nie zostaną zapomniane, po  drugie skoro zostały zapisane muszą być wystarczająco istotne dla kolejnych kroków.

– nasz rozmówca inaczej będzie się zachowywał widząc, że notujemy – wiec ten pozorny drobiazg powoduje, że samo spotkanie staje się bardziej rzeczowe, mniej jest „lania wody” opisywanego w jednym z poprzednich wpisów. >>>     Jeśli w obecności naszego gościa notujemy, niejako wymusza to na stronach ograniczanie się do konkretów.

Przeczytaj także jakiego słowa wystrzegać się pracując zespołowo   >>>

A jakie komunikaty uzyskuje nasz gość gdy podejmujemy go bez kartki do notowania? Jak widzi drugą stronę – nas? Odniesie wrażenie, że:

– nie zapoznaliśmy się z materiałami które wcześniej przesłał, skoro nie mamy do nich spisanych pytań.

– nie jest dla nas istotne to co ma do przekazania, skoro nie widzimy potrzeby zapisywania tego.

– nie  słuchamy uważnie tego co do nas mówi, gdyby było inaczej, notowalibyśmy treści by w odpowiednim momencie zadać dodatkowe pytania.

Teoretycznie rolę kartki i długopisu jako narzędzi do notowania może przejąć też tablet lub smartfon. Jest tylko jedno „ale” – Twój rozmówca nie będzie mieć pewności czy notujesz sprawy omawiane na spotkaniu, czy właśnie odpisujesz na komentarz pod postem na facebooku. Smartfon jest jak wiemy urządzeniem osobistym – nie wypada zaglądać komuś w ekran by weryfikować co notuje. Z kartką sytuacja jest transparentna – jeśli ją masz i coś na niej notujesz, to najpewniej są to kwestie mające jakiś związek ze sprawami które omawiacie.

Część osób celowo robi „papierowe” notatki w taki sposób by jednocześnie mogła je odczytywać druga strona. Dają w ten sposób do zrozumienia rozmówcom, które z ustaleń są dla nich kluczowe i będą poruszane w następnych krokach.

Można tu pominąć kwestię tak oczywistą jak pamięć ludzka, która bywa zawodna. Zapisywanie ustaleń nie jest oznaką słabej pamięci, a profesjonalizmu. Warto o tym pamiętać i nie zapominać, by przed spotkaniem zaopatrzyć się w coś do notowania.

Wiele razy byłem na spotkaniach z managerami wyższego szczebla. Już w pierwszych sekundach po zajęciu przez nich miejsc można rozpoznać po tak banalnych szczegółach kto jest do spotkania przygotowany i jaki ma stosunek do spraw które mają być omawiane. Ci przygotowani do sporządzania notatek (oraz Ci którzy mają je już nawet przed spotkaniem) to rzeczowi profesjonaliści zainteresowani szybkim rozwiązaniem kwestii które mają zostać poruszone. Ci z pustymi rękoma (lub jedynie ze smarfonami kładzionymi na blacie) wywołują wrażenie osób niezainteresowanych ani rozmówcami, ani tematem, ani rezultatami ustaleń. Nawet jeśli angażują się w dyskusję, współpraca z nimi po spotkaniu często jest chaotyczna.

W której grupie jesteś Ty?